Elimination Test kali ini begitu spesial, karena tidak ada resep yang dibagikan, tidak ada masakan untuk dicoba rasanya dan dilihat cara plating-nya. Ketiga peserta harus mengikuti semua yang dilakukan Gary Mehigan, juri tetap dalam MasterChef yang sekaligus juga seorang Master Chef yang luar biasa, dalam memasak Roasted Chicken dish with Peas and Potatoes.. Langkah demi langkah.. Dan lebih gilanya lagi, para peserta hanya memiliki waktu 10 detik untuk membereskan masakannya setelah Gary selesai memasak.

Pada awalnya, terlihat Ray begitu kepontal-pontal (baca: jungkir balik tertinggal) dalam mengikuti Gary. Padahal saya lihat bahwa Gary sudah memperlambat kecepatan kerjanya untuk memberikan kesempatan para peserta melihat langkah kerjanya.

Begitu banyak kesalahan yang dilakukan Ray, mulai dari kulit ayam yang gosong, menaruh cream terlalu banyak (150 ml dari yang seharusnya 50 ml) di custard sehingga otomatis custard-nya terlalu encer dan tidak bisa dibentuk, hingga fondant potato-nya juga garing. Bahkan sempat masakannya terbakar dan dia harus membuang masakan, membersihkan wajan, dan mengulanginya kembali, sementara Gary masih terus melanjutkan memasak.

Saat menonton sederetan kesalahan ini, saya menebak bahwa tidak bisa tidak, Ray pasti bakal tersingkir dalam Elimination Test kali ini.

Namun mendekati akhir waktu memasak, ada sebuah kejutan terjadi. Lee, yang selama ini bisa mengikuti Gary dengan cukup baik, ternyata ayamnya under-cooked alias kurang matang. Sebenarnya tersamar, karena potongan daging ayam tersebut kena genangan saus, namun George melihatnya saat membagikan masakan peserta ke 3 piring kecil seperti biasa. Dagingnya terletak di dada bagian bawah, persis di dekat tulang. Warna dagingnya masih merah jambu, dan jelas peraturan di MasterChef, peserta yang masakannya under-cooked pasti tereliminasi karena sangatlah fatal kesalahannya.

Saya mendapatkan insight, bahwa tatkala kita merasa terpuruk, tertinggal dibandingkan orang-orang lain, pekerjaan kurang memuaskan, namun selama kita terus bekerja keras mengejar ketertinggalan, suatu keajaiban mungkin saja bisa terjadi.

Namun jika kita berpuas diri dan tidak berhati-hati, keberhasilan di depan mata bisa saja dirampas.

Oleh karenanya, tetaplah bekerja keras dengan sepenuh hati! Jangan mudah berpuas diri dan terus tingkatkan kompetensi diri.

Execution is a specific set of behaviors and techniques that companies need to master in order to have competitive advantage. It’s a discipline of its own.

Ram Charan and Larry Bossidy, Execution

4 Disciplines of Execution jelas merupakan suatu strategi yang sungguh keren untuk mengeksekusi suatu rencana menjadi hasil nyata. Setelah membaca ke empat artikel yang lalu, mari kita review ulang satu-per-satu agar menjadi semakin mengerti.

Pertama, kita harus mengerti benar goal apa yang kita inginkan. Goal tersebut haruslah yang benar-benar penting. Uji goal tersebut dengan bertanya kepada diri sendiri, bila goal ini gagal dicapai, apa yang terjadi dan seberapa besar impact-nya? Bila ternyata impact-nya ternyata biasa-biasa saja, maka artinya goal tersebut belum benar-benar penting. Lakukan pengujian terus menerus, hingga kita mendapatkan goal yang luar biasa penting tersebut, atau yang disebut dengan Wildly Important Goal (WIG).

Perjelas WIG tadi dengan menggunakan format “From X To Y By When“, sehingga nyata jelas posisi kita sekarang di mana (X), target pencapaian (Y), dan tenggat waktu kapan Y akan kita capai (When). Gunakan penilaian yang kuantitatif, sehingga kita bisa tahu cara mengukurnya secara standard dan objective, serta apakah kita sudah mencapai tujuan tersebut atau belum.

Pastikan kita hanya memiliki 1-2 WIG saja, mengingat prinsip The Law of Diminishing Return yang pada intinya mengingatkan bahwa semakin banyak goal yang kita kejar, semakin sedikit pula hasil yang kita capai.

Kedua, kita harus fokus pada Lead Measures, bukannya Lag Measures.

Selama ini, kebanyakan orang (termasuk saya) lebih tertarik fokus pada Lag Measures, yaitu pengukuran hasil yang dikejar. Padahal pengukuran ini jelas-jelas memiliki kelemahan besar, yaitu mengukur hasil masa lalu alias kasep (bahasa Jawa) atau sudah terlanjur.

Jadi, alih-alih menggunakan Lag Measures, kita harus fokus ke Lead Measures yaitu upaya apa saja yang harus dilakukan untuk dapat mencapai hasil yang kita inginkan. Terlihat di sini bahwa Lead Measures bersifat terprediksi dan dapat dipengaruhi.

Ketiga, setelah memiliki WIG yang sangat jelas dan Lead Measures untuk mencapai WIG, tiba saatnya kita menggunakan Scoreboard yang memotivasi semua anggota team.

Pastikan Scoreboard kita sederhana, mudah dilihat dan dimengerti, sebaiknya menunjukkan Lead dan Lag Measures, dan semua anggota team memiliki rasa memiliki atas WIG dan Scoreboard tersebut.

Keempat, pada tahap ini semuanya sudah lengkap, tinggal masalah menciptakan irama Akuntabilitas saja, artinya memastikan setiap anggota team berkomitmen melakukan dan menyelesaikan tugasnya masing-masing dengan baik (accountable), sehingga tatkala seluruh Lead Measures tercapai, kita harapkan WIG bakal tercapai pula sesuai tenggat waktu yang ditetapkan.

Agar tidak menjadi penghakiman dan pengadilan, maka tahap ini menggunakan WIG session, di mana masing-masing anggota team melaporkan hasil komitmen minggu sebelumnya, berikut dengan pencapaiannya; lalu me-review scoreboard yang ada, dan diakhiri dengan pendeklarasian komitmen untuk minggu berikutnya.

Kita telah membahas dan mempelajari 4DX dalam waktu 5 hari berturut-turut. Anda telah memiliki pengetahuan yang lebih dari cukup untuk memulai implementasi 4DX di lingkungan Anda.

Pertanyaan terpenting selanjutnya, kapan Anda akan mulai mengimplementasikan 4DX?

Tuliskan pertanyaan-pertanyaan Anda sehubungan dengan implementasi 4DX pada isian komentar di bawah ini dan kita saling belajar atas pertanyaan Anda. Juga bagi yang sukses mengimplementasikan, mohon kirimkan pengalaman sukses Anda terkait project 4DX melalui halaman Contact (catatan: bilamana ada yang confidential, silakan menulis apa yang bisa di-share secara umum saja).

Terimakasih atas partisipasi aktif Anda semua.

Productivity is never an accident. It is always the result of a commitment to excellence, intelligent planning, and focused effort.

Paul J. Meyer

Masih ingat tatkala kita bersama team baru saja melaksanakan rapat menentukan perencanaan dan target kerja? Minggu pertama, minggu ke dua, minggu ke tiga. Kita masih rajin untuk melaporkan hasil progress (baca: lead dan lag measures) di scoreboard kita.

Lalu apa yang terjadi di minggu-minggu berikutnya?

Kita bahkan sudah mulai bosan dan sungkan untuk menanyakan hasil pelaksanaan lead measures ke anggota team lain, karena selalu mendapatkan jawaban yang sama: tersenyum tipis dan gelengan kepala.

Nah di sini lah letak pentingnya disiplin ke-4: Menciptakan Irama Accountability.

4DX mengharuskan kita melakukan WIG session, dengan satu tujuan: membuat team fokus kembali ke WIG walaupun ada sekian banyak kesibukan (whirlwind) yang melanda setiap harinya. WIG session seharusnya diadakan secara teratur, minimal seminggu sekali atau lebih sering.

Agenda WIG session dimulai dengan masing-masing anggota team melaporkan hasil komitmen minggu lalu berikut hasil pencapaiannya.

Lalu WIG session dilanjutkan dengan melakukan review atas scoreboard yang ada.

Di sini, sang Leader harus jeli dalam tahap melakukan review. Usahakan sedapat mungkin, seluruh anggota team memperoleh pembelajaran tentang bagaimana mengulangi dan memperbesar keberhasilan yang dicapai; serta bagaimana menghindari kegagalan yang terjadi minggu sebelumnya. Juga gunakan kesempatan ini untuk merayakan keberhasilan atau pencapaian kecil yang berhasil didapat, untuk memompa semangat semua anggota team.

Dan WIG session diakhiri dengan masing-masing anggota team menyatakan komitmennya untuk minggu berikutnya. Sang Leader bisa membantu anggota team untuk memilah-milah komitmen mana yang akan memberikan impact terbesar bagi pencapaian WIG.

Kunci keberhasilan WIG session adalah:

• Tetapkan jadwal yang teratur dan konsisten
• Jagalah agar durasi WIG session tetap singkat (maksimal 20-30 menit)
• Sebagai Leader, berikan contoh dengan langsung melaporkan komitmen dan pencapaian kita
• Perbaharui scoreboard
• Rayakan keberhasilan mencapai komitmen
• Bagikan review tentang apa yang membuat berhasil dan yang gagal
• Jangan biarkan whirlwind mengacaukan 4DX kita
• Tetap lakukan lead measures walaupun whirlwind sedang deras-derasnya

Di artikel ini kita telah belajar bersama tentang WIG session:

• Apa itu WIG session
• 3 agenda yang dibahas di tiap WIG session
• Kunci keberhasilan menyelenggarakan WIG session

Saat giliran Anda menyelenggarakan WIG session secara teratur. Ayuk mari!

The highest level of performance always comes from people who are emotionally engaged and the highest level of engagement comes from knowing the score.

McChesney, Covey, and Huling

Bayangkan, Anda datang terlambat untuk menonton suatu pertandingan sepakbola antara team favorit yang paling Anda sukai melawan musuh bebuyutannya. Pertandingannya berjalan seru, bola digiring dari ujung lapangan sana ke sini dan bolak-balik terjadi goal. Namun ada 1 hal yang tidak ada, yaitu Papan Skor (Scoreboard) dimatikan. Sama sekali tidak ada informasi kedudukan/skor saat ini, tidak ada informasi sisa waktu pertandingan.

Pertanyaannya, apakah Anda dan semua penonton bisa menikmati pertandingan yang seru tersebut?

Pertanyaan penting selanjutnya, kira-kira apa yang dirasakan oleh para pemain sepakbola itu?

Kebanyakan orang akan menjawab “sama sekali tidak seru!”. Ya, tentu saja.. Mana mungkin suatu pertandingan bisa menarik bilamana tidak ada scoreboard? Apalagi bagi pemain, mana mungkin mereka terpacu untuk mati-matian mengejar bola dan mencetak goal, bila mereka tidak tahu bahwa ternyata mereka tertinggal goal dari team lawan?

Nah, 4DX Disiplin ke-3 menekankan pentingnya menggunakan Scoreboard yang memotivasi.

Ada 3 prinsip penting yang harus dimengerti:

1. Kinerja pemain akan jauh berbeda jika menggunakan skor (karena jika tidak menggunakan skor, itu namanya latihan)
2. Scoreboard untuk pemain sangatlah sederhana, sedangkan scoreboard untuk pelatih jauh lebih kompleks
3. Penggunaan Scoreboard adalah untuk memotivasi para pemain untuk menang!

Lalu, apa kriteria / karakteristik Scoreboard yang memotivasi tadi?

• Sederhana
• Mudah dilihat oleh seluruh anggota team
• Sebaiknya menunjukkan baik lead dan lag measurement
• Dalam waktu kurang dari 5 detik, harus bisa menunjukkan apakah kita menang atau kalah

Apa saja yang harus diperhatikan saat membuat Scoreboard tersebut?

• Sedapat mungkin libatkan seluruh anggota team dalam pembuatan Scoreboard, sehingga rasa memiliki Scoreboard akan terbangun total
• Tambahkan nama team, foto seluruh anggota team, slogan, dan hal-hal lain di Scoreboard yang bisa menggalang kebersamaan team
• Tentukan siapa yang bertanggungjawab untuk meng-update Scoreboard tersebut dan tentukan pula seberapa sering frekuensi update-nya

Di artikel ini kita telah belajar bagaimana menggunakan Scoreboard yang memotivasi:

• 3 prinsip penting tentang Scoreboard
• Kriteria / karakteristik Scoreboard yang memotivasi
• Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan saat membuat Scoreboard

Ayo, mari segera kita buat Scoreboard yang memotivasi kita beserta seluruh anggota team untuk mencapai WIG bersama!

A good lead measure has 2 basic characteristics: It is predictive of achieving the goal and it can be influenced by the team members.

A: “Goal saya, turun berat badan 5 kilo akhir tahun ini. Titik.”

B: “Wow keren, lalu rencana kamu mau ngapain tiap hari agar goal itu tercapai?”

A: “Pokoknya ya kurangi makan sama olahraga rutin lah tiap hari. Plus timbang badan juga, biar termotivasi terus.”

Kebanyakan kita cenderung berfokus pada “Lag Measures” atau pengukuran seberapa baik kita mencapai goal di masa lalu. Kenapa demikian? Karena Lag Measures sangatlah mudah diukur, dalam contoh di atas, cukup dengan menimbang berat badan saja. Namun dalam konsep 4DX – The 4 Disciplines of Execution, ditekankan bahwa kita justru haruslah bertindak/berfokus pada Lead Measures karena inilah salah satu kunci penting keberhasilan eksekusi.

Bilamana kita hanya melakukan rencana di atas: mengurangi makan, olahraga rutin, dan menimbang badan; belum tentu kita dapat mencapai goal sesuai yang diharapkan. Kenapa?

Karena mengurangi makan dan olahraga rutin sama sekali tidak spesifik. Mengurangi makan 1-2 sendok rasanya tidak bakal mengurangi berat badan, demikian pula olahraga rutin berjalan santai 10 menit per hari
Menimbang badan merupakan upaya melihat apakah kita sudah mencapai goal atau belum; dan sama sekali tidak dapat dipengaruhi karena lag measures adalah hasil dari upaya masa lalu
Berkebalikan 180 derajat dari Lag Measures, Lead Measures justru memiliki dua karakteristik:

1. Terprediksi, artinya jika Lead Measures bergerak, maka Goal / Lag Measures akan bergerak pula
2. Dapat dipengaruhi, artinya kita memiliki kontrol sepenuhnya di tangan kita

Misalnya, turun berat badan 5 kilogram pada akhir tahun 2016 adalah Goal (Lag Measures), sementara berolahraga 30 menit dan berjalan cepat 3 kilometer per-hari adalah Lead Measures, karena:

1. Terprediksi: jika kita berolahraga 30 menit dan berjalan cepat 3 km setiap hari sampai akhir tahun 2016, maka turun berat badan 5 kg akan tercapai
2. Dapat dipengaruhi: berolahraga 30 menit dan berjalan cepat 3 km setiap hari adalah murni keputusan kita

Misalkan kita tinggal di Semarang dan ingin mengadakan perjalanan ke Jakarta (Goal / Lag Measures). Jarak Semarang – Jakarta adalah 450 km. Jika kita mengendarai mobil dengan kecepatan rata-rata 60 km/jam, berapa jam waktu yang dibutuhkan untuk sampai di Jakarta?

Banyak orang, termasuk Anda barangkali, akan menjawab 7.5 jam. Namun bagaimana bila ternyata rute yang diambil adalah ke arah Timur (arah Surabaya) atau Selatan (arah Yogyakarta), dan justru bukan ke arah Barat? Tentu tidaklah mungkin sampai di Jakarta dalam 7.5 jam bukan? Inilah yang saya maksudkan dengan terprediksi. Tindakan yang dilakukan haruslah selaras dengan tujuan yang ingin dicapai. Jika dari Semarang ingin ke Jakarta, ya harus menempuh rute Semarang – Pekalongan – Pemalang – Brebes – masuk tol Cipali – hingga akhirnya sampai di Jakarta.

Selanjutnya, jika kita menumpang bis umum, dapatkah kita mencapai Jakarta dari Semarang dalam waktu 7.5 jam? Sulit bukan? Karena kita tidak memiliki pengaruh atas berjalannya bis umum tersebut. Sopir bis umum biasanya harus menghentikan bis pada beberapa terminal yang telah ditentukan, juga harus berhenti untuk menurunkan dan menaikan penumpang, dan lain-lain.

Jadi, dengan dua contoh di atas, kita tentu semakin jelas dengan syarat Terprediksi dan Dapat Dipengaruhi, bukan?

Bagaimana dengan target penjualan yang harus mencapai 100 juta per-bulan misalnya? Ok, masih ingat syaratnya Lead Measures? Ya betul, Terprediksi dan Dapat Dipengaruhi. Kita asumsikan, penjualan 100 juta dapat tercapai jika bisa menjual produk ke 10 pembeli (alias harga produk adalah Rp 10 juta). Dari statistik historis penjualan yang kita miliki, diketahui bahwa dari 10x penjelasan produk, ada 3 calon pembeli yang tertarik, dan akhirnya mengerucut ke 1 pembeli. Sehingga otomatis bisa kita hitung dan prediksikan bahwa kita perlu melakukan 100x penjelasan produk, di mana akan ada 30 calon pembeli yang tertarik, dan menghasilkan 10 pembeli. Jika 1 bulan kita bekerja 25 hari, maka kita harus melakukan 4x penjelasan produk setiap harinya; kalau tidak tercapai, maka target kita terancam tidak tercapai.

Di artikel ini kita telah belajar bertindak pada Lead Measures:

• Mengerti perbedaan pokok Lead Measures vs Lag Measures
• Kriteria penting Lead Measures: Terprediksi dan Dapat Dipengaruhi

Manfaatkan momentum ini untuk segera merumuskan Lead Measures seperti apa yang cocok untuk WIG Anda?

I believe that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to the earth. No single space project in this period will be more impressive to mankind, or more important for the long-range exploration of space.

John F Kennedy, May 25, 1961

Pada pidatonya di depan Congress pada tgl 25 Mei 1961, Presiden John F Kennedy menegaskan suatu misi yang luar biasa penting, bahwa NASA haruslah mampu mendaratkan seorang manusia di bulan dan mengembalikannya ke bumi dalam keadaan selamat sebelum akhir dekade tersebut. Inilah yang disebut sebagai Wildly Important Goals dalam konsep 4DX – The 4 Disciplines of Execution.

Merumuskan Wildly Important Goals (selanjutnya saya sebut dengan WIG saja) merupakan langkah yang sangat penting. Bagaimana bisa mencapai sesuatu goal yang sangat penting, jika kita tidak tahu goal penting apa yang ingin dicapai? Secara sederhana, gunakan format “from X to Y by When” dalam merumuskan WIG, di mana:

• X adalah kondisi sekarang
• Y adalah hasil yang ingin dicapai
• When adalah tenggat waktu kapan Y akan tercapai

Dengan format “from X to Y by When” ini, maka WIG akan memiliki pengukuran yang jelas sehingga kita mengerti benar bahwa WIG telah tercapai. Misalnya, kita menetapkan WIG sebagai berikut:

• “Menurunkan berat badan dari 77 kg menjadi 70 kg pada tgl 31 Desember 2016”
• “Menambah tabungan dari Rp 10.000.000 menjadi Rp 15.000.000 pada tgl 31 Desember 2016”
• “Meningkatkan omzet penjualan bulanan dari Rp 100.000.000 menjadi Rp 120.000.000 pada periode Desember 2016”

Wuih, ternyata mudah ya membuat WIG!

Eiiit hati-hati.. Walau memang membuat WIG jadi lebih mudah dengan rumus “from X to Y by When”, namun kita perlu ingat bahwa manusia hanya mampu melakukan satu hal dalam satu waktu dengan excellence. Semakin sedikit goal yang dicanangkan, semakin tinggi kemungkinan mencapai goal tersebut dengan excellence. Franklin Covey menyarankan jumlah goal yang dikejar maksimal 3 saja, namun haruslah benar-benar penting (wildly important). Inilah yang dikenal sebagai The Law of Diminishing Return.

Nah, tantangannya sekarang adalah, bagaimana caranya membedakan goal yang penting dan yang benar-benar penting! Satu hal yang mudah dicermati adalah Wildly Important Goals membawa konsekuensi, yaitu bila WIG gagal dicapai, maka hal ini akan mengakibatkan semua pencapaian lainnya menjadi terabaikan.

Jika telah membuat beberapa WIG, sekaligus telah menguji apakah WIG tersebut benar-benar penting seperti penjelasan di atas, maka kini saatnya kita menentukan prioritas WIG mana yang akan dicapai. Ingat prinsip The Law of Diminishing Return, jadi kita harus pilih hanya 3 WIG terpenting yang akan membawa impact positif paling besar bagi kita.

Di artikel ini kita telah belajar membuat WIG:

• Menggunakan format “From X to Y by When”
• Melakukan pengujian WIG ini sekedar penting ataupun benar-benar penting
• Memberikan penilaian prioritas untuk setiap WIG yang dibuat

Kini giliran Anda untuk mulai mempraktekkannya mulai sekarang. Ayo bagikan pengalaman Anda saat merumuskan WIG di komentar bagian bawah artikel ini.

Sounds familiar?

Saya pun sangat sering mengalami hal ini. Ujung-ujungnya, kita merasa terpuruk, tidak mendapat pencapaian prestasi yang berarti, jauh berbeda dengan apa yang telah kita rencanakan jauh-jauh hari sebelumnya; padahal sudah bekerja begitu keras membanting tulang.

Mari kita simak video berikut ini:

Inilah permasalahan terbesar dalam proses melaksanakan planning kita, yaitu pekerjaan kita sehari-hari! Ya, untuk melakukan pekerjaan rutin kita membutuhkan begitu banyak energi dan waktu yang tersita, sehingga ironisnya kita sulit melakukan hal baru walau telah direncanakan dan diprioritaskan sebelumnya.

Goal yang telah kita rencanakan untuk bergerak maju sangatlah penting, namun saat berbenturan dengan hal yang mendesak dan penting, tentu saja hal mendesak lah yang akan didahulukan setiap waktu, bukan?

Beruntung saya mendapatkan informasi buku keren yang ditulis oleh Chris McChesney, Sean Covey, dan Jim Huling berjudul The 4 Disciplines of Execution, atau biasa disebut sebagai 4DX.

Buku ini mengungkapkan betapa whirlwind, pusaran angin yang sebenarnya adalah hal-hal yang mendesak, membuat kita luar biasa terganggu konsentrasinya untuk menyelesaikan hal-hal yang sifatnya lebih penting. Begitu banyak perencanaan hebat yang kita lakukan, awalnya terlaksana baik, namun pada akhirnya layu dan sirna karena semua orang yang terlibat harus menangani hal-hal lain yang kelihatannya lebih penting dan mendesak.

Benar sekali sih, kalau kita mengabaikan hal-hal yang mendesak, tentu kita akan mengalami banyak masalah sekarang. Namun jika sebaliknya kita mengabaikan yang penting, maka kita akan menjumpai masalah di kemudian hari.

Jika kita hanya mengurusi whirlwind saja, maka kita tidak akan maju sejengkal pun, walau sebesar apapun energi yang kita curahkan di sana. Kita harus fokus melaksanakan tugas untuk mencapai goal yang paling penting di tengah dahsyatnya pusaran angin!

Secara sederhana, konsep 4DX ini didasarkan pada prinsip focus, leverage, engagement, dan accountability, terlihat dari 4 prinsip berikut:

1. Focus on the Wildly Important
2. Act on the Lead Measures
3. Keep a Compelling Scorecard
4. Create a Cadence of Accountability

Mari kita pelajari lebih mendetil pada artikel-artikel berikut ya.